Ettevõtlusmaastikul orienteerumine nõuab täpset arusaama maksusüsteemist, eriti kui tegemist on käibemaksuga, mis on üks olulisemaid riigieelarve tuluallikaid ning ettevõtjate igapäevase raamatupidamise nurgakive. Eestis on käibemaksusüsteem ehitatud üles läbipaistvusele ja digitaalsele võimekusele, kuid alustavale või isegi kogenud ettevõtjale võivad reeglid – millal registreerida, kuidas kontrollida partnerite tausta ja millised on erisused – tunduda kohati keerulised. Käibemaksukohustuslasena registreerimine ei ole pelgalt bürokraatlik samm, vaid see muudab ettevõtte hinnastamisstrateegiat, rahavoogude juhtimist ja kohustusi Maksu- ja Tolliameti ees. Selles artiklis vaatame põhjalikult otsa Eesti käibemaksunumbri (KMKR) olemusele, selgitame registreerimise piirmäärasid ja juhendame, kuidas veenduda tehingupartnerite usaldusväärsuses.
Mis on Eesti käibemaksukohustuslase number ja miks see on vajalik?
Eesti käibemaksukohustuslase number, mida igapäevaselt tuntakse lühendi KMKR number all, on unikaalne kood, mis väljastatakse ettevõttele või füüsilisest isikust ettevõtjale (FIE), kes on võetud Maksu- ja Tolliameti (MTA) registrisse. See number on hädavajalik identifikaator nii siseriiklikes kui ka rahvusvahelistes tehingutes.
Eesti KMKR number algab alati maakoodiga “EE”, millele järgneb üheksakohaline numbrkombinatsioon (näiteks EE123456789). See erineb tavalisest registrikoodist, mida äriregister väljastab ettevõtte asutamisel. Kui registrikood on ettevõtte “isikukood”, siis KMKR number on litsents lisada oma toodetele ja teenustele käibemaks ning ühtlasi õigus ettevõtlusega seotud kulutustelt sisendkäibemaks tagasi küsida. Euroopa Liidu üleselt on käibemaksunumbri omamine kriitilise tähtsusega, sest see võimaldab teatud tingimustel kaupu ja teenuseid osta ning müüa 0%-lise maksumääraga (pöördmaksustamine).
Millal on käibemaksukohustuslasena registreerimine kohustuslik?
Eesti käibemaksuseadus (KMS) sätestab konkreetsed piirmäärad, mille ületamisel muutub registreerimine vältimatuks. Kõige olulisem number, mida iga ettevõtja peab teadma, on 40 000 eurot.
Registreerimiskohustus tekib päeval, mil ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvestades 40 000 euro piiri. Siinkohal on oluline tähele panna, et arvesse ei lähe kogu ettevõtte tulu. Piirmäära arvestusse kuuluvad:
- Kaubad ja teenused, mille müügikoht on Eesti.
- Teatud juhul ka eksport ja ühendusesisene käive.
Piirmäära sisse ei arvestata põhivara võõrandamist ega maksuvaba käivet (näiteks teatud tervishoiuteenused või kindlustusteenused).
Kui piirmäär on ületatud, on ettevõtjal kohustus esitada avaldus enda käibemaksukohustuslaseks registreerimiseks kolme tööpäeva jooksul. Kui avaldus jääb esitamata, on maksuhalduril õigus registreerida ettevõte tagasiulatuvalt hetkest, mil piirmäär ületati, mis toob kaasa kohese maksukohustuse koos võimalike intressidega, kuid ilma õiguseta sellele eelnenud perioodi sisendkäibemaksu maha arvata.
Piiratud käibemaksukohustuslane
Eraldi tähelepanu väärib piiratud käibemaksukohustuslase staatus. See on olukord, kus ettevõte ei ole veel ületanud siseriiklikku 40 000 eurost müügikäibe piiri, kuid ostab Euroopa Liidu teiste riikide ettevõtetelt kaupu või teenuseid märkimisväärses mahus. Kohustus registreerida end piiratud käibemaksukohustuslaseks tekib siis, kui ühendusesisese kauba soetamise maksumus ületab kalendriaastas 10 000 eurot. Piiratud kohustuslane peab maksma käibemaksu välismaalt ostetud kaupadelt, kuid tal puudub õigus sisendkäibemaksu mahaarvamiseks ja ta ei lisa käibemaksu oma müügiarvetele.
Vabatahtlik registreerimine: kasulik või tülikas?
Paljud ettevõtted otsustavad registreerida end käibemaksukohustuslaseks enne kohustusliku piirmäära täitumist. Sellel sammul on selged plussid ja miinused, mida tuleks kaaluda enne avalduse esitamist.
Vabatahtliku registreerimise eelised:
- Sisendkäibemaksu tagasiküsimine: Kui ettevõte teeb algfaasis suuri investeeringuid (ostab seadmeid, kinnisvara, sõidukeid), võimaldab KMKR number nendelt kulutustelt käibemaksu riigilt tagasi saada.
- Usaldusväärsus: B2B (ettevõttelt ettevõttele) sektoris eelistavad paljud partnerid teha koostööd käibemaksukohustuslastega, kuna see jätab mulje stabiilsemast ja suuremast ettevõttest.
- Rahvusvaheline kaubandus: Euroopa Liidu siseselt kauplemisel on KMKR number sageli hädavajalik sujuvaks asjaajamiseks.
Miinused ja riskid:
- Hinnatõus lõpptarbijale: Kui teie kliendid on eraisikud, kes ei saa käibemaksu maha arvata, tõuseb teie toote või teenuse hind nende jaoks käibemaksumäära võrra (Eestis üldjuhul 22%).
- Administratiivne koormus: Tekib kohustus esitada igakuiselt käibedeklaratsioone (KMD) ja tasuda makse hiljemalt järgneva kuu 20. kuupäevaks. See tähendab suuremat raamatupidamismahtu.
Kuidas kontrollida Eesti ja Euroopa käibemaksunumbri kehtivust?
Tehingupartneri käibemaksukohustuslase numbri kontrollimine on kriitilise tähtsusega pettuste vältimiseks ja korrektseks maksustamiseks. Eriti oluline on see piiriüleste tehingute puhul, kus kehtiva numbri puudumine võib tähendada, et te ei tohi rakendada 0% maksumäära.
Kehtivust saab kontrollida kahel peamisel viisil:
1. Euroopa Komisjoni VIES süsteem
Kõige kindlam viis kontrollida Euroopa Liidu ettevõtete (sh Eesti ettevõtete) numbreid on kasutada VIES (VAT Information Exchange System) andmebaasi.
- Minge Euroopa Komisjoni VIES-i veebilehele.
- Valige riik (näiteks Eesti – EE).
- Sisestage kontrollitav number ilma maakoodita.
- Süsteem annab vastuse: “Kehtiv” või “Ei ole kehtiv”. Kehtiva numbri korral kuvatakse sageli ka ettevõtte nimi ja aadress.
Tähtis: Kui VIES näitab numbrit kehtetuna, ei tohi te väljastada arvet 0% käibemaksuga, isegi kui klient väidab vastupidist. Sellisel juhul tuleb rakendada siseriiklikku käibemaksumäära.
2. Maksu- ja Tolliameti (MTA) avalik päring
Eesti siseseks kontrolliks on mugav kasutada MTA kodulehel asuvat otsingut “Käibemaksukohustuslase otsing”. See andmebaas uueneb reaalajas ja on sageli täpsem kui VIES just verivärskete registreeringute puhul. Sisestades registrikoodi või nime, näete koheselt, kas isik on registris ja mis ajast alates.
Registreerimise protsess e-Maksuametis
Tänapäeval on käibemaksukohustuslaseks registreerimine tehtud äärmiselt lihtsaks. Paberil avaldusi viiakse harva teenindusbüroosse; enamik toiminguid tehakse e-MTA keskkonnas.
Protsess näeb välja järgmine:
- Logige sisse e-MTA keskkonda ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil.
- Valige menüüst “Registrid” ja seejärel “Käibemaksukohustuslasena registreerimine”.
- Täitke avaldus. Maksuhaldur võib küsida lisatõendeid ettevõtluse toimumise kohta (näiteks lepingud, äriplaan või kirjavahetus partneritega), eriti kui tegemist on vabatahtliku registreerimisega ja käivet veel tekkinud ei ole. See on vajalik riiulifirmade ja maksupettuste vältimiseks.
- Pärast avalduse esitamist vaatab MTA selle läbi üldjuhul 3–5 tööpäeva jooksul.
- Positiivse otsuse korral väljastatakse number ja see muutub avalikuks registrites.
Korduma Kippuvad Küsimused (KKK)
Kas ma võin kasutada teise ettevõtte käibemaksunumbrit?
Ei, käibemaksunumber on ettevõttepõhine ja seda ei saa edasi anda ega laenata. Iga juriidiline isik vastutab oma maksukohustuste eest ise.
Mis juhtub, kui ma unustan end õigel ajal registreerida?
Kui ületate 40 000 euro piiri ja ei esita avaldust, registreerib maksuamet teid tagasiulatuvalt. Peate tasuma käibemaksu kogu summalt, mis ületas piirmäära, ning sellele lisanduvad intressid. See on ettevõttele rahaliselt väga kahjulik stsenaarium.
Kuidas toimub registreeringu kustutamine?
Kui ettevõtte tegevus lõpeb või käive langeb alla piirmäära, on võimalik esitada avaldus registrist kustutamiseks. Siiski peab arvestama, et kui ettevõtte omanduses on vara, millelt on sisendkäibemaks maha arvatud, võib kustutamisel tekkida kohustus see riigile tagasi maksta (põhivara korrigeerimine).
Kas FIE peab samuti registreerima?
Jah, reeglid on FIE-le ja osaühingule samad. Kui FIE ettevõtlustulu ületab piirmäära, on KMKR number kohustuslik.
Mis on Eesti standardne käibemaksumäär?
Alates 1. jaanuarist 2024 on Eestis standardne käibemaksumäär 22% (varasema 20% asemel). Lisaks kehtivad teatud kaupadele ja teenustele soodusmäärad 9% ja 5%.
Arvete vormistamine ja riskide maandamine
Pärast edukat registreerimist ja numbri saamist muutub arvete korrektne vormistamine prioriteediks. Igal väljastataval arvel peab olema selgelt märgitud müüja KMKR number. Kui arve summa ületab teatud piiri või kui tegemist on lihtsustatud arvega, kehtivad erinõuded.
Ostuarvete puhul on raamatupidamise korrektsuse huvides ülioluline jälgida, et tarnija number oleks kehtiv. Kui deklareerite sisendkäibemaksu arvelt, mille väljastaja ei ole tegelikult käibemaksukohustuslane või kelle number on kehtetu, lükkab Maksu- ja Tolliamet selle mahaarvamise tagasi. See tähendab, et ettevõtja peab maksma riigile täiendavat käibemaksu koos intressidega.
Seetõttu soovitavad kogenud raamatupidajad ja finantsjuhid integreerida automaatne kontroll oma majandustarkvarasse või teha regulaarset VIES-kontrolli uute partnerite puhul. Eriti tähelepanelik tasub olla piiriüleste tehingute ja uute, tundmatute tarnijatega. Korrektne taustakontroll ja tähtaegadest kinnipidamine tagab ettevõtte maksuasjade sujuvuse ja väldib ebameeldivaid üllatusi auditi korral.
