Välislähetus on paljude töötajate jaoks tavapärane töö osa, kuid sellega kaasnevad sageli küsimused, mis puudutavad nii õigusi, kohustusi kui ka rahalist hüvitamist. Eestis reguleerib välislähetusega seotud päevarahasid ja hüvitisi Vabariigi Valitsuse määrus, mis kehtestab piirmäärad ja tingimused. Iga töötaja ja tööandja peaks mõistma, et päevaraha eesmärk ei ole mitte palgalisa, vaid väljaspool kodu elamisega kaasnevate lisakulude – nagu toitlustus ja muud igapäevased väljaminekud – hüvitamine. Lähetuse planeerimine nõuab täpsust, et vältida hilisemaid arusaamatusi ja maksuvaidlusi Maksu- ja Tolliametiga.
Mis on päevaraha ja millal seda makstakse?
Päevaraha on välislähetuses viibimise ajal töötajale makstav hüvitis, mis on mõeldud lähetusega kaasnevate täiendavate elamiskulude, peamiselt toitlustuskulude katteks. See on mõeldud katma kulusid, mis tekivad töötajal väljaspool tema tavapärast elukohta. Oluline on mõista, et päevaraha ei ole töötasu osa, vaid kulu hüvitamine, mis on teatud piirini maksuvaba.
Päevaraha makstakse juhul, kui tööandja on töötaja lähetusse saatnud. See tähendab, et tegemist on tööülesannete täitmisega väljaspool töötaja töölepingus kokkulepitud töö tegemise kohta. Päevaraha maksmise aluseks on tööandja poolt väljastatud lähetuskorraldus, kus on kirjas lähetuse aeg, sihtkoht ja eesmärk.
Päevaraha maksmise põhimõtted:
- Päevaraha makstakse välislähetuse iga päeva eest, sealhulgas sõidupäevade eest.
- Päevaraha ei ole kohustuslik maksta, kui tööandja seda ei soovi, kuid kui seda makstakse, kehtivad sellele ranged maksuvaba piirmäära reeglid.
- Kui päevaraha makstakse üle kehtestatud piirmäära, käsitletakse ületavat osa erisoodustusena, millelt tuleb tasuda tulu- ja sotsiaalmaks.
- Tööandja ja töötaja võivad kokku leppida ka väiksemas päevarahas või selle üldse maksmata jätmises, kuid seda tuleb teha kirjalikult enne lähetust.
Kehtivad päevaraha piirmäärad
Eestis on kehtestatud maksuvaba päevaraha piirmäär, mis on mõeldud tagama õiglase ja ühetaolise maksustamise. Alates 2016. aastast on välislähetuse päevaraha maksuvaba piirmäär 50 eurot päevas. See tähendab, et tööandja võib töötajale maksta kuni 50 eurot päevaraha ilma, et sellelt peaks arvestama tulumaksu või sotsiaalmaksu.
Kui tööandja otsustab maksta päevaraha rohkem kui 50 eurot päevas, siis ületav summa loetakse erisoodustuseks. Erisoodustuselt tuleb tööandjal tasuda nii tulu- kui ka sotsiaalmaks, mis muudab töötajale tehtava väljamakse tööandja jaoks märgatavalt kulukamaks.
Kuidas arvutada päevaraha osalise päeva korral?
Kui välislähetus algab või lõpeb päeva jooksul, makstakse päevaraha sageli proportsionaalselt või täispäevadena, sõltuvalt ettevõtte sisekorrast. Seaduse järgi ei ole otseselt ette kirjutatud, et päevaraha tuleb arvestada tundide kaupa, kuid paljud ettevõtted kasutavad praktikat, kus lähetuspäevaks loetakse iga algavat kalendripäeva, mil töötaja viibib väljaspool Eestit või reisib.
Toitlustamine ja selle mõju päevarahale
Üks kõige sagedasemaid segadusi päevarahade puhul on seotud tasuta toitlustamisega. Kui lähetuse ajal on töötajale tagatud tasuta toitlustamine (näiteks konverentsi hind sisaldab lõunat või hotellihind sisaldab hommikusööki), on tööandjal õigus päevaraha vähendada. See on loogiline, kuna päevaraha eesmärk on just toidukulude katmine.
Tööandja võib päevaraha vähendada järgmiselt:
- Hommikusöögi korral võib päevaraha vähendada kuni 15% ulatuses.
- Lõunasöögi korral võib päevaraha vähendada kuni 30% ulatuses.
- Õhtusöögi korral võib päevaraha vähendada kuni 30% ulatuses.
Kokku saab päevaraha vähendada kuni 70% ulatuses, kui kõik toidukorrad on kaetud. See tähendab, et kui töötajale on tagatud kogu toitlustus, võib tööandja päevaraha vähendada miinimumini, kuna töötajal ei teki lisakulusid toidule. Oluline on aga meeles pidada, et see on tööandja õigus, mitte kohustus, kuid maksukohustuste vältimiseks on soovitatav see selgelt lähetuskorralduses või ettevõtte sisemises korras fikseerida.
Mida peab välislähetuse korraldus sisaldama?
Korralik lähetuskorraldus on alusdokument, mis kaitseb nii töötajat kui ka tööandjat. Ilma kirjaliku lähetuskorralduseta võib Maksu- ja Tolliamet lugeda tehtud väljamaksed tavaliseks töötasuks, mis tähendab maksukohustust kogu summalt. Lähetuskorraldus peaks sisaldama järgmist teavet:
- Töötaja nimi ja ametikoht.
- Lähetuse sihtkoht ja eesmärk.
- Lähetuse täpne kestus (algus- ja lõpukuupäev).
- Päevaraha suurus ja vajadusel selle vähendamise põhjendused.
- Muud hüvitatavad kulud (näiteks transpordikulud, majutus, kindlustus).
Dokumenteerimise olulisust ei saa alahinnata, sest just puudulik dokumentatsioon on peamine põhjus, miks ettevõtted satuvad maksuvaidlustesse. Kõik lähetusega seotud tšekid, arved ja piletid tuleb alles hoida ja esitada tööandjale aruandmiseks pärast lähetuse lõppu.
Välislähetusega seotud kulud ja nende hüvitamine
Lisaks päevarahale on tööandjal kohustus hüvitada ka muud põhjendatud kulutused, mis on vajalikud tööülesannete täitmiseks. Need kulud ei ole otseselt päevarahaga seotud, vaid kujutavad endast reaalseid kuluartikleid, mida töötaja on lähetuse ajal kandnud.
Hüvitamisele kuuluvad tavaliselt:
- Sõidukulud (lennukipiletid, rongipiletid, bussipiletid, taksosõidud sihtkohas).
- Majutuskulud (hotell, üürikorter).
- Viisa- ja reisikindlustuse kulud.
- Tööülesannete täitmiseks vajalikud muud kulutused (näiteks konverentsitasud, esinduskulud).
Oluline on tähele panna, et kõik need kulud peavad olema tõendatud dokumentaalselt. See tähendab, et töötaja peab säilitama originaalarved või kviitungid. Kui kviitung on kaotsi läinud, võib tööandjal olla raske seda kulu maksuvabalt hüvitada, kuna kulu vajalikkust ja suurust ei ole võimalik tõendada.
Korduma kippuvad küsimused
Kas päevaraha peab maksma ka nädalavahetusel, kui töötaja on lähetuses?
Jah, päevaraha makstakse välislähetuse iga kalendripäeva eest, sealhulgas nädalavahetustel ja riigipühadel, kui töötaja viibib lähetuses. Päevaraha eesmärk on katta elamiskulusid, mis tekivad ka puhkepäevadel, kui töötaja ei viibi oma kodus.
Kas tööandja peab maksma päevaraha, kui töötaja on välislähetuses vaid paar tundi?
Seadus ei tee vahet lähetuse pikkusel tundides. Kui tegemist on ametliku välislähetusega, võib päevaraha maksta. Siiski, kui tegemist on väga lühikese lähetusega, kus lisakulutusi (nagu toitlustus) ei teki, võib tööandja ja töötaja kokku leppida, et päevaraha ei maksta.
Mida teha, kui tööandja ei maksa päevaraha üldse?
Päevaraha maksmine ei ole töölepingu seadusega kohustuslikuks tehtud, see on tööandja ja töötaja kokkuleppe küsimus. Kui töölepingus või ettevõtte sisekorraeeskirjades ei ole päevaraha ette nähtud, ei ole töötajal õigust seda nõuda. Enne lähetusse minekut tasub alati üle kontrollida, millised on ettevõtte sisemised reeglid.
Kuidas tõendada kulusid, kui hotelliarve on makstud välisvaluutas?
Kulusid tuleb tõendada originaaldokumentidega. Kui kulu on tehtud välisvaluutas, teisendatakse see eurodesse vastavalt Euroopa Keskpanga päevakursile või tehingupäeva kursile, olenevalt ettevõtte raamatupidamisreeglitest. Oluline on, et kuludokument oleks loetav ja sellel oleks märgitud teenuse sisu.
Kas päevaraha peab maksma ka siis, kui töötaja on lähetuses oma kodulinnas?
Päevaraha mõte on katta väljaspool alalist elukohta viibimisega seotud lisakulusid. Kui töötaja viibib tööülesannete täitmiseks oma elukohas, siis lisakulutusi toidule tavaliselt ei teki, mistõttu päevaraha maksmine ei ole põhjendatud ja seda võib tõlgendada erisoodustusena.
Lähetuse aruandlus ja kuluaruanne
Pärast välislähetusest naasmist on töötaja kohustatud esitama tööandjale lähetuse aruande. See on kriitiline samm, et sulgeda lähetusega seotud finantstsükkel. Aruandes tuleb kajastada kõiki tehtud kulutusi, mis kuuluvad hüvitamisele. Koos aruandega esitatakse ka kõik kuludokumendid, nagu piletid, hotelliarved ja muud kviitungid.
Kuluaruande vormistamisel tuleb jälgida, et kõik kulud oleksid seotud otseselt tööülesannete täitmisega. Isiklikke kulutusi, mis on tehtud lähetuse ajal, ei tohi esitada hüvitamiseks. Tööandjal on õigus keelduda kulude hüvitamisest, kui need ei ole piisavalt põhjendatud või kui nende kohta puuduvad korrektsed tõendusmaterjalid. Lähetuse aruanne peaks olema esitatud mõistliku aja jooksul pärast lähetuse lõppu, tavaliselt reguleerib seda ettevõtte sisekord.
Täpne aruandlus võimaldab ettevõttel:
- Täpselt arvestada lähetuse kogumaksumust ja planeerida tulevasi eelarveid.
- Vältida maksuprobleeme, kuna iga euro on dokumentaalselt tõestatud.
- Vähendada riski, et töötaja esitab põhjendamata kuluartikleid.
- Hoida raamatupidamisdokumentatsioon korras ja vastavuses seadusega.
Kokkuvõtteks võib öelda, et välislähetuse päevaraha ja muude kulude hüvitamine on protsess, mis vajab mõlemalt poolelt tähelepanelikkust. Tööandja peab tagama selged juhised ja korrektse dokumentatsiooni, töötaja aga kohustuse aruandluse ja kviitungite hoidmise osas. Teadmised kehtivatest piirmääradest ja õigest lähetuse korraldamisest aitavad hoida töösuhted sujuvana ja vähendada tarbetuid vaidlusi maksuametiga.
